ELMA: Внутренний портал

Основой системы ELMA является Внутренний Портал – кит, стержень, на котором держатся остальные приложения системы. Внутренний Портал не продается отдельно – он входит в поставку с любым из приложений и является платформой системы. Для использования функций приложений системы используется единый интерфейс Внутреннего Портала.

Использование единого интерфейса Внутреннего Портала для работы со всеми приложениями системы делает адаптацию пользователей к ELMA действительно быстрым.

Кроме функций реализации интерфейса, Внутренний Портал позволяет использовать в системе:

Внутренний Портал также позволяет выполнять построение организационной структуры и редактировать объектную модель системы.


Задачи и контроль их выполнения

Система предоставляет удобные средства создания пользовательских поручений. Создание таких поручений не только позволяет немедленно доставить до исполнителя задачу – письменная формулировка исключает неоднозначности трактовки задания. Все задания фиксируются и остаются в базе системы даже после их выполнения.

После создания задачи исполнитель немедленно получает от системы ELMA уведомление. Задача представляет собой страницу, в которой изложены подробности поручения; также к задаче могут быть приложены документы или файлы.

Система чутко контролирует сроки исполнения задач, в случае невыполнения задач в срок, нужные сотрудники получат уведомления. Руководитель в любой момент может контролировать исполнительскую дисциплину своих подчиненных: просмотреть, какие задачи и за какое время они выполнили, сколько задач было просрочено и т. д.



Календарь

Календарь позволяет удобно планировать рабочее время сотрудников. В Календаре фиксируются задачи пользователя. Начальник может просматривать календари своих подчиненных, чтобы оценивать их загрузку и определять, можно ли поручить данному сотруднику очередное задание, и на какое время его лучше назначить.



Лента сообщений

Внутренний Портал системы ELMA позволяет удобно организовать внутреннее общение сотрудников организации в формате личных сообщений и лент сообщений (информационных каналов), в которых могут общаться сразу несколько человек.

Сообщения могут содержать не только текст, но и прикрепленные файлы и документы. При этом получателей таких сообщений может быть сколько угодно – это позволяет быстро и удобно реализовать оповещения сотрудников организации, а благодаря возможности комментирования – устроить дискуссию по интересующей тематике.

Лента сообщений похожа на ленту сообщений в социальной сети Facebook, только чуть адаптирована к объектам системы ELMA. Это так же удобно, как общение в социальной сети, но все обсуждения в системе ELMA не выходят за ее пределы и не могут быть прочитаны посторонними лицами – ленту сообщений видят только «нужные сотрудники».


Портал

Веб-интерфейс системы ELMA представляет собой корпоративный портал, в интерфейсе которого может быть полностью организована вся работа сотрудников.

Рабочее пространство главной страницы системы, с которым работают пользователи, представлено не только меню, но и портлетами. Портлет – это мини-окно с некоторой актуальной информацией о системе. Портлеты располагаются на главной странице веб-приложения ELMA. Например, портлет «Задачи» отображает список текущих задач пользователя.


Настройка портала

Интерфейс Внутреннего Портала может быть настроен практически произвольным образом – случаи бывают разные. Иногда нужно построить интерфейс таким образом, чтобы иметь под рукой максимум инструментов, а иногда требуется принудительно ограничить пользователя и дать ему только минимальный набор действий (например, операционисту в удаленном офисе нужна только одна страница и минимальный набор действий). Таким образом, интерфейс системы ELMA может быть настроен и быть понятным пользователям с самым различным уровнем подготовки и требований.

Содержимое и набор всех меню может быть произвольно настроен. При этом настройкой интерфейса может заниматься как администратор системы, так и сам пользователь (если у него есть на это права).

Набор, расположение и содержимое портлетов пользователи также могут настраивать самостоятельно, формируя, таким образом, удобное рабочее пространство. При этом можно создавать нужное количество «тематических» страниц, содержащих нужные портлеты: например, на одной главной странице пользователь может просматривать календарь и хранить информацию о задачах своих и своих подчиненных, на другой странице – просматривать информацию по документам, с третьей – запускать и отслеживать выполнение бизнес-процессов. Переключение между портлетами осуществляется при помощи удобного переключателя всего в один щелчок мышью.

При помощи портлетов в системе ELMA может быть просмотрена информация из других IT-систем. Быстро пишется специальный портлет, подключается на страницу – и данные внешней системы могут быть просмотрены на главной странице Внутреннего Портала как собственные данные системы.


Архив документов

Все документы системы ELMA формируют единый электронный архив – хранилище документов. Архив документов имеет удобный поиск, позволяющий быстро отыскать нужные документы не только по их названиям, но и по определенным реквизитам. Результаты поиска отображаются в строгом соответствии с правами пользователя на документы. Документы, к которым пользователь не имеет доступа, будут скрыты.

Каждый документ электронного архива имеет личную карточку, на которой можно получить полную информацию о нем: файлы версий документа, его реквизиты, а также список всевозможной активности, которая по нему ведется или велась.

Внутренний Портал позволяет создавать, редактировать и удалять документы и папки, формировать отчеты по документам. Все остальные функции работы с документами не входят в возможности Внутреннего Портала – для их использования потребуется приложение «ELMA: Электронный документооборот»: во Внутреннем Портале в работу с документами не входит их регистрация, отсутствует Канцелярия, отсутствуют операции с документами (согласование, ознакомление, подписание), документы нельзя посылать по маршрутам.


Веб-документы

Многие компании используют системы электронного документооборота в том числе и для хранения нормативной документации, регламентов, положений и т.д. Это удобно. Но как только информации становится много, или документы начинают меняться – сразу встает вопрос построения небольшого рубрикатора по этим документам для более легкого поиска и работы с этими документами. Или, говоря другими словами, встает вопрос о создании нормальной базы знаний.

Наилучшим образом решить эту задачу в ELMA позволяют веб-документы. Веб-документ редактируется прямо в браузере – для этого предусмотрен удобный WYSIWYG-редактор, позволяющий создавать страницы без навыков программирования, подобно тому, как это делается в программах вроде Microsoft Word.

Веб-документ может содержать ссылки на другие документы, папки, страницы и даже действия системы (например, такие как создание задач, запуск бизнес-процессов, регистрация документов и т. д.).

Готовые веб-документы впоследствии могут быть оформлены в виде портлета и помещены на главную страницу Внутреннего Портала. Таким образом, сотрудники смогут в любой момент работать с базой знаний организации.

Кроме того, веб-документы, оформленные в виде портлета, можно использовать в качестве своеобразных меню, позволяющих выполнять ряд нужных действий. Например, можно создать портлет, содержащий команды работы с Канцелярией:

Отчеты

По любым данным и объектам, используемым в системе ELMA, могут быть построены отчеты. Отчеты имеют произвольный вид и формат – все настраивается под конкретные нужды пользователя.

Отчеты, к которым имеет доступ пользователь, находятся у него на отдельной странице Внутреннего Портала. Построение отчета выполняется мгновенно по одному лишь нажатию мыши – перед этим от пользователя может потребоваться ввод параметров отчета. Построенный отчет использует только актуальные данные, что позволяет судить о реальной ситуации дел в организации.

Сам процесс создания отчетов состоит из четырех простых шагов:

  1. Формируется запрос к базе данных, из которой извлекаются нужные данные. Может использоваться простой язык HQL или классический язык SQL-запросов. Запросы строятся на основании единой объектной модели, что позволяет гораздо быстрее разобраться и "вытащить" нужные данные.
  2. Определяется список параметров, по которым пользователи смогут фильтровать данные отчета.
  3. Создается макет отображения отчета. Макет отображения может быть написан в графической среде FastReport, где его создание сводится к простому перетаскиванию мышью нужных элементов. Также макет отчетов может быть написан на мощном языке разметки .Net Razor.
  4. Отчет публикуется, на него раздаются права. Отчет можно использовать в системе!




Настройки системы

Несмотря на то, что система ELMA является полностью функциональным и не требующим значительной донастройки решением, она, тем не менее, имеет действительно богатые возможности для настройки.

Все настройки администрирования разбиты по смыслу по категориям, поэтому даже начинающему администратору системы не потребуется постоянно подглядывать в справочники, чтобы реализовать ту или иную идею.

В системе очень гибко предусмотрена настройка права доступа на самые различные объекты системы. При этом управление правами осуществляется на основании ролей, элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, что делает процесс настройки быстрым и интуитивно понятным.